A importância da Equipe de Implantação na Contratação de um Sistema de Gestão ERP

Quando uma empresa cresce, as tarefas a serem desempenhadas pelas equipes aumentam na mesma medida. É neste momento que a empresa precisar revisar seus controles e criar processos claros e eficientes para que não haja gargalos nas operações. Uma das decisões é a contratação de um Sistema de Gestão ERP para gerir de forma eficaz a organização da empresa, seja ela uma distribuidora, indústria ou prestadora de serviços. 

Podemos afirmar que, esta é uma das decisões mais acertadas que um gestor pode tomar, pois sem um Sistema de Gestão ERP se torna quase impossível à tarefa de administrar o crescimento.

É importante ressaltar, no entanto, que não basta definir novos processos e escolher o sistema de gestão. Para ter sucesso, é necessária uma equipe de implantação que una estes fatores e faça com que sua empresa colha os melhores resultados na gestão com base na ligação entre o processo e o sistema.

Lembre-se, sua empresa cresceu e neste momento toda sua equipe está focada em manter o negócio funcionando, por isso com a entrada do novo sistema de gestão é preciso que a equipe de implantação entenda tudo isso e faça a mágica acontecer. 

Mas você sabe qual é a real importância de uma equipe de implantação por trás da contratação de um Sistema de Gestão? Continue lendo esse post para descobrir!

Qual a diferença entre instalar e implantar um sistema de gestão

Diferente do que muitas pessoas pensam, apesar de estarem conectadas, essas atividades não são as mesmas coisas, elas possuem um diferencial muito amplo.

O conceito de instalação é quando reunimos os arquivos necessários à execução de um programa em um servidor. A instalação está mais relacionada às ações de disponibilizar ou liberar o acesso ao sistema.

Já o conceito de implantação é o de configurar, parametrizar, dar forma, inserir a cultura e o processo da empresa no sistema, auditar e analisar os dados, processos e acima de tudo, buscar a redução de custos e eliminação de erros.

Durante uma pesquisa de Sistemas de Gestão ERP, é importante observar todo o contexto oferecido pela empresa prestadora de serviços de sistemas, e com certeza um dos pontos mais importantes na tomada de decisão da contratação do sistema, é a equipe por trás dele. Faz muita diferença poder contar com consultores e técnicos especializados em implantação, que fazem a varredura de todos os processos, observando erros de trabalhos realizados, cadastros repetidos, erros de tributação, conflitos de interesse entre áreas, etc. 

A equipe de implantação presta a consultoria no pacote contratado para otimizar o tempo e reduzir riscos de processos importantes. 

Essa mesma equipe deve ter um controle rígido, para manter o cronograma de forma limpa e segura. Dando suporte, até mesmo a prestadores de serviços, como, por exemplo, a contabilidade da empresa, nas correções de tributações aplicadas ao ramo de atividade da empresa. 

Tudo deve acontecer em sintonia para que o sistema seja eficiente, e é por este motivo que os colaboradores e gestores precisam criar um alinhamento e uma comunicação especial com a equipe de implantação.

Entender a dor de cada departamento faz parte do processo de desenvolvimento e implantação, e a equipe por trás do Sistema de Gestão ERP precisa estar atenta a isso.

Reunião de engajamento

A reunião de engajamento serve para colocar todos que estarão envolvidos no projeto na mesma página, ou seja, que todos possam entender como será o plano de implantação, treinamentos, como serão avaliadas as dores principais da empresa e principalmente criar o entendimento entre expectativa e entrega. É extremamente importante fazer todos entenderem em que momento as expectativas serão reconhecidas e entregues, e que existe um processo de configuração e ajustes que precisam ser executados para que o objetivo seja alcançado no menor espaço de tempo e com menor esforço possível, sem perder a qualidade e carinho com cada caso.

Alinhando todos estes pontos e com todos sabendo o que será realizado na empresa, conseguimos o tão almejado status de “projeto Engajado”, onde todos se comprometem com o projeto, executando e abraçando o processo de implantação com maior atenção e importância.

Pontos importantes na escolha de um sistema que oferece a consultoria de implantação

Do início ao fim, a consultoria prestada pela equipe de implantação vai muito além de apenas instalar um sistema e ensinar a usar. São peças de um quebra cabeça, sendo reorganizado e montado para a melhor apresentação possível. Entender que o contexto é tão importante quanto o sistema em si, faz toda a diferença na escolha do sistema. Poder contar com uma equipe plenamente engajada nisso, muda o cenário no desenvolvimento de qualquer empresa. 

Ter consultores de implantação com ampla experiência no mercado faz o processo fluir de forma que as expectativas do cliente sejam compreendidas e atingidas. A equipe de implantação trabalha para o melhor direcionamento possível. Direcionando departamentos, equipes, rotinas, e muito mais.

 “A coisa mais valiosa que podemos entregar aos nossos clientes é o ‘tempo’ — permitir que os nossos clientes possam ter mais tempo para gerenciar informações e com isso definir ações de melhoria e evolução do próprio negócio. A melhor maneira para fazer isso, é implantar um bom Sistema de Gestão ERP aliado a um implantador com vasta experiência e bagagem de mercado, que consiga sempre auxiliar todos os clientes com as melhores práticas e análises. Ressaltando sempre tudo o que o cliente está fazendo errado, mas principalmente o que ele está fazendo de bom para potencializar isso. Muitos de nossos clientes não conseguem enxergar o que estão fazendo de bom e de ruim ao atuarem no mercado deles, pois estão inseridos nos problemas e resultados de maneira que não enxergam de forma ampla. É como se estivessem dentro de uma floresta enxergando apenas as árvores em sua volta e por isso que quando iniciamos a implantação com a visão de fora, ou seja, a visão da floresta e não das árvores de maneira isolada, conseguimos auxiliar sempre de forma positiva”. 

Na maioria dos casos, este profissional irá alterar todo o fluxo de trabalho na empresa. Desta forma, este processo não é apenas para ensinar e treinar os colaboradores a usarem a ferramenta, mas, sim, consertar o processo do cliente para resolver os pontos críticos, evitar retrabalho e melhorar a assertividade da informação, e por fim melhorar o processo de venda. Que convenhamos, o retrabalho é um processo caro e desnecessário.

Vantagens do sistema de Gestão ERP WEBMAIS

A contratação do sistema de gestão WEBMAIS para a sua empresa é, sem dúvida, um passo importante para integrar e automatizar seus departamentos. Porém, é importante entender que o sistema WEBMAIS é uma ferramenta que irá auxiliar seu negócio a atingir este objetivo, ou seja, tão importante quanto ela, é vital ter como aliado uma equipe de implantação que entenda seu negócio e ajude a formatar o processo inicial.

Nós, do Grupo Raotes, somos especialistas em extrair o melhor do sistema WEBMAIS de acordo com as necessidades da sua empresa. Com uma equipe de consultores especializados, conseguimos, em parceria com seus colaboradores, os melhores resultados no que diz respeito à redução de custos, diminuição de riscos e, acima de tudo, a máxima automação dos processos, otimizando tempo.

Uma implantação presencial, harmônica e organizada fará com que a sua empresa obtenha resultados em um curto espaço de tempo. Entre em contato e saiba como podemos ajudar o seu negócio.

Grupo Raotes
“O que move nossa empresa, é o respeito pela sua”.

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